Milloin yrityksen antama tarjous on sitova?

Yritys lähettää asiakkaalle tarjouksen, mutta huomaa sen jälkeen hinnoittelun olevan liian alhainen tai toimituksen edellyttävän arvioitua enemmän työtä. Voiko yritys vielä muuttaa tarjousta tai vetää sen takaisin, jos asiakas ei ole hyväksynyt sitä?

Yritysten välisissä sopimuksissa lähtökohta on, että riittävän yksilöity tarjous sitoo antajaansa. Tarjouksen antajan kannalta on siksi tärkeää tunnistaa, milloin viesti on sitova tarjous ja kuinka pitkäksi ajaksi yritys siihen sitoutuu. Kuluttajille annettaviin tarjouksiin liittyy lisäksi osin pakottavaa sääntelyä.

Milloin ehdotus on sitova tarjous?

Asiakirjan tai viestin otsikko ei ratkaise, onko kyseessä sitova tarjous. Ratkaisevaa on ehdotuksen sisältö ja se, mitä osapuolten välisestä viestinnästä ja olosuhteista voidaan päätellä.

Sitovan tarjouksen tulee olla niin yksilöity, että vastaanottaja voi hyväksyä sen sellaisenaan. Tarjouksesta pitäisi yleensä käydä ilmi tarjottava palvelu, työ tai tavara, sen hinta tai hinnan määräytymisperuste sekä muut sopimuksen kannalta olennaiset ehdot.

Tarjoukseksi nimetty asiakirja ei välttämättä ole sitova tarjous, jos palvelun sisältö, hinta tai muu keskeinen ehto on jätetty myöhemmin sovittavaksi. Tällöin kyse voi olla vasta alustavasta ehdotuksesta tai neuvottelunavauksesta. Vastaavasti tavallisessa sähköpostiviestissä esitetty ehdotus voi olla sitova tarjous, vaikka viestiä ei olisi nimetty tarjoukseksi, jos ehdotus on riittävän yksilöity ja sitä voidaan sen sisällön ja olosuhteiden perusteella pitää sitovaksi tarkoitettuna.

Kuinka kauan tarjous sitoo?

Jos tarjouksessa on ilmoitettu voimassaoloaika, yritys on lähtökohtaisesti sidottu tarjoukseensa tämän ajan. Hyväksyvän vastauksen pitää saapua tarjouksen antajalle määräajan kuluessa.

Jos voimassaoloaikaa ei ole ilmoitettu, tarjous sitoo kohtuullisen ajan. Kohtuullinen aika arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Arviossa otetaan huomioon muun muassa tarjouksen laajuus, arvo, merkitys ja monimutkaisuus sekä käytetty viestintätapa ja tarjouksesta ilmenevä kiireellisyys.

Epäselvyyksien välttämiseksi tarjoukseen kannattaa aina merkitä täsmällinen päivämäärä, johon saakka se on voimassa.

Voiko tarjouksen peruuttaa?

Tarjous voidaan peruuttaa, jos peruutus saapuu vastaanottajalle ennen kuin tämä ehtii tutustua tarjoukseen tai viimeistään samalla hetkellä, kun vastaanottaja tutustuu siihen. Sähköpostilla lähetetyn tarjouksen peruuttamisaika voi siten olla erittäin lyhyt.

Kun vastaanottaja on jo tutustunut tarjoukseen, yritys ei yleensä voi vetää sitä takaisin vain sillä perusteella, ettei tarjousta ole vielä hyväksytty. Jos tarjouksen peruuttaminen on tarpeen, siitä kannattaa ilmoittaa heti. Nopeakaan ilmoitus ei kuitenkaan poista tarjouksen sitovuutta, jos vastaanottaja on jo ehtinyt ottaa tarjouksesta selon.

Virhe ei aina poista tarjouksen sitovuutta

Tarjouksessa oleva virhe ei automaattisesti vapauta yritystä tarjouksen sitovuudesta. Jos tarjouksessa ilmoitettu hinta tai muu ehto on kuitenkin niin selvästi virheellinen, että vastaanottajan olisi pitänyt havaita virhe, tarjous ei välttämättä sido antajaansa virheellisen sisältöisenä.

Tilanne voi olla toinen, jos yritys on arvioinut työmäärän tai omat kustannuksensa väärin eikä vastaanottajalla ole ollut syytä epäillä tarjouksen oikeellisuutta. Tällöin tarjous voi virheestä huolimatta sitoa antajaansa. Virheestä kannattaa ilmoittaa heti ja selvittää sen vaikutus ennen kuin tarjous hyväksytään tai sen toteuttamiseen ryhdytään.

Tarjous kannattaa muotoilla huolellisesti

Jos yrityksen tarkoituksena on lähettää vasta neuvottelunavaus, alustava arvio tai luonnos, tämä on syytä ilmaista selvästi. Samalla kannattaa yksilöidä, mitkä ehdot ovat vielä avoinna.

Jos yritys antaa sitovaksi tarkoitetun tarjouksen, siihen kannattaa kirjata selkeästi tarjouksen voimassaoloaika, tarjottava palvelu, työ tai tavara, hinta tai hinnan määräytymisperuste sekä muut keskeiset ehdot. Jos yrityksen tarkoituksena on, ettei sopimus synny vielä tarjouksen hyväksymisellä, vaan vasta erillisen sopimusasiakirjan allekirjoittamisella, tämä tulee ilmaista tarjouksessa selvästi.

Selkeä tarjouspohja ja johdonmukaiset käytännöt tukevat sujuvaa myyntiä ja auttavat sekä yritystä että asiakasta ymmärtämään, mitä tarjotaan, millä ehdoilla ja kuinka kauan yritys on sidottu tarjoukseensa. Ota yhteyttä, jos haluat arvioida tai uudistaa yrityksesi tarjouspohjaa sekä siihen liittyviä sopimusehtoja taikka käydä läpi tarjousten antamiseen liittyviä käytäntöjä.