Pk-yrityksessä sopimusriskejä syntyy huomaamatta toiminnan muuttuessa

Pk-yrityksen liiketoiminta kehittyy harvoin äkillisten muutosten kautta. Palveluita laajennetaan pitkäjänteisesti, asiakasmäärät kasvavat ja toimintatavat muotoutuvat vähitellen käytännön tekemisen seurauksena. Muutokset ovat useimmiten liiketoiminnan kannalta perusteltuja ja tarkoituksenmukaisia.

Sopimukset sen sijaan jäävät helposti siihen muotoon, johon ne on alun perin laadittu. Tällöin sopimusten ja yrityksen tosiasiallisen toiminnan välille voi syntyä eroja, jotka eivät näy arjessa, mutta voivat realisoitua oikeudelliseksi riskiksi erimielisyystilanteessa.

Sopimus heijastaa tiettyä lähtötilannetta

Sopimus laaditaan tiettyä liiketoimintamallia, palvelusisältöä ja riskijakoa varten. Se määrittää osapuolten vastuut ja velvollisuudet sen hetkisen toiminnan perusteella. Kun yrityksen toiminta muuttuu, sopimuksen sisältö ei kuitenkaan muutu ilman tietoista tarkastelua ja päivittämistä.

Tämän seurauksena sopimus voi ajan myötä lakata vastaamasta yrityksen nykyistä toimintaa, vaikka se olisi laadintahetkellään ollut täysin asianmukainen.

Milloin sopimus ei enää vastaa yrityksen arkea?

Pk-yrityksissä tämä tilanne syntyy tyypillisesti silloin, kun

• palvelun sisältö tai laajuus on muuttunut alkuperäisestä

• asiakkaan kanssa toimitaan käytännössä eri tavalla kuin sopimuksessa on kuvattu

• yhteistyökumppanin rooli on kasvanut tai syventynyt

Kyse ei ole virheistä tai huolimattomuudesta, vaan liiketoiminnan luonnollisesta kehityksestä, jota sopimukset ja niiden ehdot eivät ole seuranneet.

Miksi riski näkyy usein vasta ongelmatilanteessa?

Sopimusten merkitys korostuu lähes poikkeuksetta vasta erimielisyys- ja reklamaatiotilanteissa tai muissa poikkeustilanteissa. Tällöin ratkaisevaa on usein se, mitä sopimukseen on kirjattu, eikä se, miten osapuolet ovat käytännössä toimineet.

Jos sopimus ei vastaa yrityksen nykyistä toimintaa, yritys voi joutua tilanteeseen, jossa sen oikeudellinen asema on heikompi kuin oli oletettu, vaikka kaikki osapuolet olisivat toimineet vilpittömässä mielessä.

Ennakointi on kevyempi vaihtoehto kuin jälkikäteinen korjaaminen

Sopimusriskien hallinta ei useinkaan edellytä laajoja muutoksia tai raskaita prosesseja. Monessa tapauksessa riittää, että sopimuksia tarkastellaan suhteessa siihen, miten yritys tosiasiallisesti toimii tänään ja millaisia riskejä toimintaan liittyy.

Ennakointi tukee hallittua liiketoimintaa ja antaa yrittäjälle paremman kokonaiskuvan siitä, mihin sopimuksilla on tarkoitus varautua. Ota yhteyttä, jos haluat arvioida, vastaavatko yrityksesi sopimukset nykyistä toimintaa ja siihen liittyviä riskejä.