Työntekijöiden henkilötietojen käsittely ja julkaiseminen
Työntekijöiden henkilötietojen käsittely on työnantajalle välttämätöntä, mutta siihen liittyy selkeitä rajoituksia. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, eikä tätä rajaa voi ylittää edes työntekijän luvalla. Kun linjat ovat selvät, yritys välttää turhat riskit ja vahvistaa työntekijöiden luottamusta.
Mitä tietoja saa käsitellä?
Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen hoidon kannalta välttämättömiä tietoja, jotka liittyvät työn tekemiseen ja johtamiseen mm:
työajat, poissaolot ja vuosilomat
työn johtamiseen liittyvät arviot ja palautteet
rajatut terveystiedot, jotka liittyvät sairauspoissaolon todentamiseen
Mitä tietoja ei saa käsitellä?
Työnantaja ei saa kerätä tai käyttää tietoja, joilla ei ole merkitystä työsuhteen kannalta. Näitä ei saa käsitellä, vaikka työntekijä antaisi siihen suostumuksensa, kuten:
uskonnollinen vakaumus, poliittiset mielipiteet tai seksuaalinen suuntautuminen
terveydentilatiedot, jotka sisältävät diagnooseja tai tarpeettomia yksityiskohtia
tiedot työntekijän perheestä tai vapaa-ajasta
Tietojen kerääminen
Työnantajan tulee kerätä tiedot ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Muualta tietoja voidaan hankkia vain silloin, kun siihen on laissa säädetty oikeus tai työntekijä on antanut luvan. Tarpeettomia tietoja ei saa kerätä eikä säilyttää.
Työterveyshuollolta voidaan saada välttämättömiä tietoja työntekijän työkyvystä, mutta ei diagnooseja
Verottajalta ja Kelalta saadaan lakisääteisiin velvoitteisiin liittyviä tietoja, kuten verokortti tai sairauspäivärahaa koskeva todistus
Tietyillä aloilla viranomaisrekistereistä voidaan tarkistaa työntekijän pätevyys tai lupa
Kolmansilta tahoilta, kuten entiseltä työnantajalta, tietoja voidaan hankkia vain työntekijän nimenomaisella luvalla
Nimet ja kuvat verkkosivuilla
Yrityksen verkkosivuilla julkaistavat nimet, kuvat ja yhteystiedot ovat aina henkilötietoja. Asiakastyötä tekevien yhteystietojen julkaiseminen voi olla perusteltua, mutta yleensä on hyvä sopia työntekijöiden kanssa etukäteen myös siitä, miten heidän kuviaan käytetään esimerkiksi nettisivuilla henkilöstön esittelyssä taikka asiakastilaisuuksien yhteydessä.
Yritys voi julkaista kuvia asiakastilaisuuksista ilman yksittäistä suostumusta, jos käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu. Tämä edellyttää, että yrityksellä on todellinen tarve viestiä toiminnastaan ja että tämä tarve on painavampi kuin yksittäisen työntekijän oikeus yksityisyydensuojaan. Suostumus on vaihtoehtoinen oikeusperuste, mutta sen hankkiminen voi olla epäkäytännöllistä suurissa tapahtumissa.
Työntekijöitä tulisi kuitenkin aina tiedottaa siitä, että heidän tietojaan tai kuviaan voidaan julkaista esimerkiksi yrityksen verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi henkilöstön tietosuojaselosteessa.
Selkeät käytännöt vahvistavat luottamusta
Kun työntekijätietojen käsittely hoidetaan suunnitelmallisesti ja läpinäkyvästi, riskit vähenevät ja työnantajamielikuva vahvistuu. Hyvin toimivat käytännöt helpottavat arkea ja tukevat yrityksen kasvua.
Jos mietit, miten työntekijöiden tietojen käsittely kannattaa järjestää, ota yhteyttä, niin autamme löytämään selkeät ja toimivat ratkaisut.